Este também é o momento de convidar os candidatos pré-selecionados para realizar demonstrações detalhadas de seus sistemas – mas você deve controlar essas demonstrações.

Forneça a cada candidato um roteiro ou uma lista de funções que você deseja ver com bastante antecedência da demonstração agendada. Todos os potenciais fornecedores devem receber a mesma lista.

Permita que eles mostrem quaisquer características especiais que queiram destacar somente depois de mostrarem a você os recursos e processos descritos no RFP.

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Certifique-se de que seu roteiro ou lista inclua os requisitos exclusivos identificados na etapa 1. Os sistemas ERP lidam com processos normais da mesma forma; são as exceções aos processos normais que representam o desafio. (Por exemplo, a capacidade de inserir pedidos para itens que não estão em estoque; a exigência de vender grupos ou itens em pacotes, kits ou conjuntos; ou o suporte a um processo exclusivo de conciliação de faturas).

Durante a demonstração, você vai querer ver como o software pode ser configurado e adaptado para suportar seus processos e procedimentos específicos. Dito isso, mantenha a mente aberta para que você possa descobrir algumas práticas recomendadas nessas funções padrão que podem melhorar as operações e os resultados da sua empresa.

O ideal é que o demonstrador consiga demonstrar o funcionamento do sistema usando seus próprios dados. Isso nem sempre é possível, mas quando possível, proporcionará uma demonstração muito melhor de como o sistema funcionaria em seu ambiente.